300 Vorlagen in 3 Wochen

Ein Unternehmen ist im steten Wandel. Neue Gesellschafter, Neuorganisation auf Grund von Wachstum, neue Bankverbindungen, ein Re-Design der Corporate Identity oder vielleicht auch eine komplette Umfirmierung. Gut wenn man hier seine Vorlagen im Griff hat und auf ein System setzt, dass es erlaubt auf solche Veränderungen schnell zu reagieren und nicht unnötig Ressourcen zu binden.

So aktuell bei der E.ON Thüringer Energie  als ein Beispiel des aktuellen Trends der Rekommunalisierung. Die bisherigen Anteile der E.ON  wurden hier vom Kommunalen Zweckverband Thüringen und der Kommunalen Energie Beteiligungsgesellschaft abgelöst. Dies hat zur Folge, dass die ehemalige  E.ON Thüringer Energie ab 01.08. einheitlich als "Thüringer Energie" auftreten. Ca. 300 Vorlagen - überwiegend Kundenkorrespondenz in Form von Informationschreiben, Vertragsdokumenten und Briefen gilt es an die neue CI anzupassen. In diesem Schritt hat sich die Thüringer Energie für den Einsatz von DOCUNIZE™ entschieden.

Die CI Vorgaben werden an zentraler Stelle getroffen und entsprechende Bausteine in DOCUNIZE™ bereitgestellt. Die Fachbereiche können hier dann ihre spezifischen Vorlagen selber aus diesen Bausteinen erstellen. Die CI wird dadurch immer gewahrt und alle relevanten Gesellschaftsinformationen sind immer auf dem aktuellsten Stand ohne dass sich die Fachbereiche selber darum sorgen müssen. Dies beschleunigt den Prozess der Vorlagenbereitstellung und lässt mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben.

Der selber gewählte Zeitrahmen von 3 Wochen für die Migration von 300 Vorlagen, ist sportlich, aber durchaus zu schaffen, da im Rahmen der Schulung der Vorlagenredakteure bereits eine solide Basis geschaffen werden konnte.

Danke an Thorsten Dörfler für diesen interessanten Bericht!