Dienstag, 12. August 2014

Access Control & PDFs to Go

Immer häufiger haben wir von unseren Kunden folgende Anforderung bekommen:

Unsere Personalabteilung möchte gerne mit DOCUNIZE arbeiten, aber leider dürfen manche Dokumentvorlagen nicht für alle Mitarbeiter sichtbar sein.
Wie können wir das mit DOCUNIZE realisieren?

Tja, vor DOCUNIZE 2014 war hier der einzige Workaround die Vorlage auf einem Fileserver abzulegen und in DOCUNIZE als Link zu verknüpfen. Hier konnte man dann mittels NTFS Berechtigungen den Zugriff steuern.
Leider hatte dies den Nachteil, dass alle Mitarbeiter zumindest den Vorlagennamen sehen konnten. Außerdem waren diese Vorlagen natürlich nicht offline verfügbar.

Deshalb haben wir uns entschlossen eine Möglichkeit zu schaffen den Zugriff (und auch die Sichtbarkeit) einschränken zu können.

Im 1. Schritt gibt es "nur" eine 1:1 Anbindung an eine Active Directory Gruppe zu implementieren.

D.h. Sie definieren eine AD-Gruppe die Zugriff auf alle geschützten Vorlagen hat.

Confidential-Schaltfläche in den Eigenschaften einer Vorlage





PDFs To Go

In DOCUNIZE konnten Sie ja schon immer auf beliebige Dateien verlinken. Aber ein Link ist halt ein Link und Sie haben unterwegs ggf. keinen Zugriff auf das Dokument.

In DOCUNIZE 2014 können Sie nun diese Dokumente/Vorlagen (z.B. PDFs) mitnehmen. Diese werden wie Office Vorlagen zentral gespeichert und an die Clients synchronisiert.

Neuer Vorlagen Typ "Files" wird offline syncronisiert


Dienstag, 1. Oktober 2013

DOCUNIZE 2013 Codename "Linkwood"

Wie einigen vielleicht schon bekannt ist, werden unsere zukünftigen Releases nach schottischen Whisky Brennereien benannt.
DOCUNIZE 2013 hat den Codenamen "Linkwood" und ist somit nach der gleichnamigen Brennerei in der Speyside benannt.

Die Region Speyside rund um den Fluss Spey ist bekannt für seine zahlreichen und qualitativ hochwertigen Whiskys.

Die Linkwood-Brennerei wurde vermutlich um das Jahr 1825 gegründet. Nur ca. 2% der Produktion werden unter dem Namen Linkwood als Single Malt (aus einer Brennerei stammend) verkauft.

Der Großteil geht in die Produktion der sehr bekannten Blended Whiskys wie z.B. Johnny Walker oder Dimple. Hier werden Whiskys aus verschiedenen Brennereien zu einem Verschnitt vermischt.
Dies garantiert gleichbleibende Qualität bei hoher Ausstoßmenge.

Als König unter den Whiskys werden aber immer die Single Malt Whiskys angesehen, da diese ausschließlich aus der selben Brennerei stammen. (nicht unbedingt aus dem gleichen Fass!)

Für unser aktuelles Release von DOCUNIZE haben wir uns für einen ganz speziellen Vertreter dieses Whiskys entschieden: Einen Linkwood 21 Jahre von dem unabhängigen Abfüller Douglas Laing.
Er wurde 1989 destilliert und 2010 abgefüllt.

Verkostungsnotizen
Farbe:
Mittleres gold gelb. Relativ hell für sein Alter. Das liegt wahrscheinlich an den Refill-Fäßern.

Nase:
sehr fruchtig erinnert stark an Zitrusfrüchte wie Limette und Mandarine.
durch die refill Fässer wenig Fasscharakter. Dadurch keinerlei Eiche oder Würzaromen

Geschmack:
Orangen, dezente Süße, ausgeprägte Fruchtigkeit, unterschwellig Caramel. Sehr feine Würzigkeit. Heidekraut.

Abgang:
lang & intensiv, eine spur von Rauch, Frucht, Mandeln und Karamell

Der Gesamteindruck ist gewaltig. Einer der besten Single Malts den ich je probieren durfte.
Passend zu DOCUNIZE 2013 ;-)

Montag, 16. September 2013

DOCUNIZE 2013: Slidelibrary to go

Heute möchte ich ein Feature der neuen DOCUNIZE Version 2013 vorstellen: Slidelibrary to go.

Sie kennen sicher das Problem: Wenn Sie Powerpoint Präsentationen erstellen benötigen immer wieder die selben Folien.
Genau für diesen Zweck gibt es seit Powerpoint 2007 die Möglichkeit Folienbibliotheken zu definieren. Hier können Sie aus einer selbst definierten Liste von Folien diese in Ihre aktuelle Präsentation einfügen.


Wenn Sie Unternehmensweit Folien zu verfügung stellen wollen, so geht das über einen Sharepoint Server.

Leider sind dann diese Folien nur verfügbar, wenn Sie eine Verbindung zu dem Server haben.
Sprich: wenn Sie unterwegs sind können Sie nicht auf die Folienbibliothek zugreifen.

Außerdem ist die Funktion sehr umständlich zu benutzen (siehe Abbildung 1)

Hier setzt die DOCUNIZE Folienbibliothek an. Auf dem Start Ribbon können Sie sich mit nur einem Klick eine Auswahl der zentralen Folien anzeigen lassen.
Das beste dabei ist, dass diese auch offline verfügbar sind. Die Folien werden mit dem bewährten DOCUNIZE Synchronisationsmechanismus auf dem aktuellen Stand gehalten.


Freitag, 30. August 2013

300 Vorlagen in 3 Wochen

Ein Unternehmen ist im steten Wandel. Neue Gesellschafter, Neuorganisation auf Grund von Wachstum, neue Bankverbindungen, ein Re-Design der Corporate Identity oder vielleicht auch eine komplette Umfirmierung. Gut wenn man hier seine Vorlagen im Griff hat und auf ein System setzt, dass es erlaubt auf solche Veränderungen schnell zu reagieren und nicht unnötig Ressourcen zu binden.

So aktuell bei der E.ON Thüringer Energie  als ein Beispiel des aktuellen Trends der Rekommunalisierung. Die bisherigen Anteile der E.ON  wurden hier vom Kommunalen Zweckverband Thüringen und der Kommunalen Energie Beteiligungsgesellschaft abgelöst. Dies hat zur Folge, dass die ehemalige  E.ON Thüringer Energie ab 01.08. einheitlich als "Thüringer Energie" auftreten. Ca. 300 Vorlagen - überwiegend Kundenkorrespondenz in Form von Informationschreiben, Vertragsdokumenten und Briefen gilt es an die neue CI anzupassen. In diesem Schritt hat sich die Thüringer Energie für den Einsatz von DOCUNIZE™ entschieden.

Die CI Vorgaben werden an zentraler Stelle getroffen und entsprechende Bausteine in DOCUNIZE™ bereitgestellt. Die Fachbereiche können hier dann ihre spezifischen Vorlagen selber aus diesen Bausteinen erstellen. Die CI wird dadurch immer gewahrt und alle relevanten Gesellschaftsinformationen sind immer auf dem aktuellsten Stand ohne dass sich die Fachbereiche selber darum sorgen müssen. Dies beschleunigt den Prozess der Vorlagenbereitstellung und lässt mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben.

Der selber gewählte Zeitrahmen von 3 Wochen für die Migration von 300 Vorlagen, ist sportlich, aber durchaus zu schaffen, da im Rahmen der Schulung der Vorlagenredakteure bereits eine solide Basis geschaffen werden konnte.

Danke an Thorsten Dörfler für diesen interessanten Bericht!

Montag, 6. Mai 2013

SEPA: IBAN, BIC, ELV und andere Konsorten?!?


Sicherlich haben Sie schon von SEPA in der ein oder anderen Form gehört. Doch die wenigsten wissen genau um was es dabei geht und welche Auswirkungen es auf Ihre Korrespondenz hat.

SEPA stellt das neue einheitliche Zahlungsverfahren innerhalb der Europäischen Union dar.
Nationale Zahlungssysteme wie z.B. das Elektronische Lastschrift Verfahren (ELV) werden dadurch ersetzt werden.

Auch die in Deutschland verwendeten Kontonummern und Bankleitzahlen werden in Zukunft durch die sog. IBAN ersetzt werden.

Fristen
Als wichtigste Frist ist der 1. Februar 2016 zu nennen. Bis dahin können alle bestehenden Systeme parallel betrieben werden. (ELV mit Kontonummer und BLZ).
Danach tritt das sog. IBAN only verfahren in Kraft. D.h. es ist nur die IBAN als Bankverbindung zu nennen. Eine zusätzliche BLZ oder BIC ist dann nicht mehr nötig.

 
Abb1. Neuer Überweisungsbeleg

Außerdem wird es einige Neuerungen beim Lastschriftverfahren geben. Hier wird z.B. zwischen einem Basis- und einem Firmenlastschriftverfahren unterschieden. (Quelle: http://www.vdb.de/sepa-lastschrift.aspx)

Für Sie als Unternehmen stellen sich damit einige Herausforderungen. Wie können Sie in Zukunft Ihren Zahlungsverkehr rechtsssicher abwickeln? Welche Angaben müssen Sie zu welchen Zeitpunkt auf Ihrer Korrespondenz angeben? Wie vermeiden Sie Verunsicherungen bei Ihren Kunden?

Da das SEPA Verfahren auch den privaten Zahlungsverkehr betrifft, können Sie davon ausgehen, dass ein gewisses Bewusstsein für diese Thematik auch bei den Privatpersonen eintreten wird.

Allerdings sollten Sie zu mindest Ihre IBAN auf Ihren Unternehmensvorlagen vorab angeben.

DOCUNIZE unterstützt Sie natürlich bei diesen Aufgaben, sodass sie in nur 3 Minuten alle Ihre Vorlagen auf das SEPA Verfahren vorberreiten können.

Mehr zu SEPA erfahren Sie hier: http://www.vdb.de/sepa-der-zahlungsverkehr-der-zukunft.aspx
Bei Fragen zum SEPA Verfahren kann Ihnen Ihr Ansprechpartner bei Ihrer Bank sicher weiterhelfen.

Falls Sie Fragen hinsichtlich Ihrer Unternehmensvorlagen haben, dann kontaktieren Sie mich doch einfach unter stefan.schmidt@docunize.com!



Montag, 15. April 2013

Branding von Organisationseinheiten

Viele Kunden haben in der Vergangenheit gefordert, Bausteine (Snippets) abhängig von der Organisationseinheit des Users in die Dokumente einfügen zu können.

Hier ein einfaches Beispiel:
Stellen wir uns ein Unternehmenskonstrukt vor, in dem es eine Muttergesellschaft (ProDoc Holding AG) mit einem Tochterunternehmen (ProDoc Service GmbH) gibt..

Jedes Unternehmen hat ein eigenes Logo. Es soll je nach Zugehörigkeit des Mitarbeiters die richtige Kopfzeile inkl. Logo in den Brief eingefügt werden.

 
Abb. 1 Unterschiedliche Kopfzeilen (inkl. Logos)


Dazu wird es in der nächsten Docunize Version möglich sein den Hierarchiefeldern Snippets zu hinterlegen. Einige unserer Bestandskunden kennen dieses Feature unter dem Codenamen "standortbezogenes Snippet".

Als kleinen Ausblick auf die neue Version sehen Sie hier ein paar Screenshots.

Abb. 2 Erstellen eines Hierarchie Snippets
 
 
 
Abb. 3 Verknüpfen eines Snippets mit einer Organisationseinheit
 
 
 

Abb. 4 Einfügen des Hierarchie Snippets in ein Dokument
 
 

Mittwoch, 3. April 2013

Launch der neuen DOCUNIZE Website!

Gerade eben wurde die neue DOCUNIZE Website gelaunched!

Wir sind nun unter http://www.docunize.com erreichbar.



Hier erfahren Sie alles rund um unser Vorlagenmanagementsystem. Das Portal wird Schritt für Schritt erweitert werden und wir würden uns freuen, wenn Sie uns ein Feddback dazu geben würden.

Einfach per Mail an feedback@docunize.net

Für die nahe Zukunft planen wir ein Kundenportal zur Verfügung zu stellen, auf dem unsere Kunden Zugriff auf aktuelle Informationen zu Releases und Dokumentationen bekommen.

Demnächst werde ich an dieser Stelle Informationen zum kommenden DOCUNIZE Release veröffentlichen. Und ja, es wird standortbezogene Snippets geben... ;-)